Điều hướng
Mục lục: 🏠 Wiki N8N - Trang chủ Bài trước: 32-Đồng bộ Lead từ Landing Page sang CRM và Google Sheets Bài tiếp theo: 34-Auto-Blogging Tự động thu thập tin tức và viết bài lên WordPress
📧 Dự án: Đọc email tự động, phân tích bằng AI và lưu file đính kèm
Tổng quan dự án
Xây dựng hệ thống Email Intelligence Pipeline: tự động đọc email mới trong Gmail, dùng AI để phân loại, trích xuất thông tin quan trọng, lưu file đính kèm vào Google Drive theo cấu trúc thư mục, và tổng hợp báo cáo hàng ngày — biến hộp thư thành dữ liệu có cấu trúc.
🎯 Use Cases thực tế
| Use Case | Mô tả |
|---|---|
| 📩 Invoice Processing | Đọc email hóa đơn → trích xuất số tiền → ghi vào spreadsheet |
| 📋 CV/Resume Screening | Nhận CV qua email → AI chấm điểm → lưu vào ATS |
| 🛒 Order Confirmation | Email xác nhận đơn hàng → cập nhật inventory |
| 📰 Newsletter Digest | Tổng hợp email newsletter → tóm tắt hàng sáng |
| 🔔 Alert Processing | Email alert từ server → phân tích severity → Slack alert |
🏗️ Kiến trúc hệ thống
graph TD A["⏰ Schedule\n(Mỗi 15 phút)"] --> B["📧 Gmail\nLấy email chưa đọc"] B --> C{"Có email\nmới?"} C -->|Không| Z["💤 Kết thúc"] C -->|Có| D["🔄 Loop từng email"] D --> E["🤖 AI Phân tích\nnội dung email"] E --> F["🏷️ Phân loại email\n(invoice/cv/order/newsletter/other)"] F -->|Invoice| G1["💰 Trích xuất\nthông tin hóa đơn"] F -->|CV| G2["👤 Chấm điểm\nCV ứng viên"] F -->|Newsletter| G3["📝 Tóm tắt\nbằng AI"] F -->|Other| G4["📂 Lưu archive\nthông thường"] G1 --> H["📊 Ghi vào\nGoogle Sheets"] G2 --> H G3 --> H G4 --> H D --> I{"Có file\nđính kèm?"} I -->|Có| J["☁️ Lưu lên\nGoogle Drive"] I -->|Không| K["✅ Đánh dấu\nĐã đọc / Label"] J --> K
📋 Chuẩn bị
Gmail Setup
- n8n Gmail Credentials: OAuth2 → cấp quyền
gmail.modifyvàgmail.readonly - Tạo Gmail Labels để phân loại email sau khi xử lý:
n8n/processed— đã xử lýn8n/invoice— hóa đơnn8n/cv— CV ứng viênn8n/error— lỗi xử lý
Google Drive Setup
Tạo cấu trúc thư mục:
📁 Email Attachments/
├── 📁 Invoices/
│ └── 📁 2024/
│ ├── 📁 01-January/
│ └── 📁 02-February/
├── 📁 CVs/
└── 📁 Others/
⚙️ Xây dựng Workflow
Step 1 — Lấy email chưa đọc
Node: Gmail → Get Many Messages
Filters:
- is:unread
- -label:n8n/processed
- newer_than:1h
Limit: 50
Include Attachments: true
Step 2 — Loop từng email
Node: Loop Over Items
Input: Danh sách email từ Step 1
Step 3 — AI phân tích & phân loại
Node OpenAI (gpt-4o-mini):
System:
Phân tích email và trả về JSON:
{
"category": "invoice|cv|order|newsletter|alert|other",
"priority": "high|medium|low",
"summary": "<tóm tắt 1-2 câu>",
"extracted_data": {
// Với invoice: amount, vendor, due_date, invoice_number
// Với CV: name, position, experience_years, key_skills
// Với order: order_id, amount, items, status
},
"action_required": true/false,
"suggested_label": "..."
}
User:
From: {{ $json.from }}
Subject: {{ $json.subject }}
Date: {{ $json.date }}
Body (first 2000 chars): {{ $json.text?.slice(0, 2000) }}
Step 4 — Route theo category
Node Switch:
Route 1: category === "invoice" → Invoice Processing sub-flow
Route 2: category === "cv" → CV Processing sub-flow
Route 3: category === "newsletter"→ Newsletter Digest sub-flow
Default: → Archive
Step 5 — Lưu file đính kèm vào Drive
// Code node — xác định đường dẫn thư mục
const category = $json.ai_category;
const date = new Date($json.email_date);
const year = date.getFullYear();
const month = String(date.getMonth() + 1).padStart(2, '0');
const monthName = date.toLocaleString('vi-VN', { month: 'long' });
const folderPath = {
'invoice': `Email Attachments/Invoices/${year}/${month}-${monthName}`,
'cv': `Email Attachments/CVs/${year}`,
'default': `Email Attachments/Others/${year}`
}[category] || `Email Attachments/Others/${year}`;
return [{ json: { ...$json, drive_folder: folderPath } }];Node Google Drive → Operation: Upload File:
File: {{ $binary.attachment_0 }}
Parent Folder: {{ $json.drive_folder }}
File Name: {{ $json.email_date }}_{{ $json.attachment_name }}
Step 6 — Ghi tổng hợp vào Google Sheets
Node: Google Sheets → Append Row
Columns:
email_id | date | from | subject | category | priority
summary | extracted_data | attachment_count | drive_link | processed_at
Step 7 — Gán Label & Đánh dấu đã đọc
Node: Gmail → Add Labels
Labels: ["n8n/processed", "n8n/{{ $json.ai_category }}"]
Node: Gmail → Mark as Read
📊 Báo cáo tổng hợp hàng ngày
Tạo workflow phụ chạy lúc 18:00 mỗi ngày:
graph LR A["⏰ 18:00 Daily"] --> B["📊 Google Sheets\nLọc email hôm nay"] B --> C["🤖 AI\nTổng hợp highlights"] C --> D["📧 Email báo cáo\ngửi cho manager"] C --> E["💬 Slack\nDaily digest summary"]
Template báo cáo:
📧 Email Report - {{ date }}
📊 Tổng quan:
- Tổng email: {{ total }}
- 💰 Hóa đơn: {{ invoices }} (tổng: {{ total_amount }})
- 👤 CV: {{ cvs }}
- 📰 Newsletter: {{ newsletters }}
- ⚠️ Cần xử lý: {{ action_required }}
🔔 Nổi bật hôm nay:
{{ highlights }}
Điều hướng